「英語ビジネスメールの件名」書き方の基本と使えるテンプレート10選

ライティング

英語でビジネスメールを送りたいけど、正しい書き方が分からないという方。

ビジネスの場面では、送ったメールを読んでもらうために、件名は分かりやすく簡潔に書く必要があります。

ぼくは英語メールに慣れていなかった頃、送った相手に読んでもらえなかったり、誤解されたりして困りましたが、基本的なルールを抑えれば読んでもらえるようになりました。

因みに今では毎日英語でメールを行っております。

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この記事を読めば、相手に確実に読んでもらえる英文ビジネスメールの件名の書き方が分かります。

それでは件名の書き方の基本やポイントについてお伝えしていきます。

英文ビジネスメールの件名の基本

ビジネスのメールを送る時、件名を入れることは最低限のマナーです。

メールの件名の役割は、相手に確実に読んでもらうため、そしてメールを開く前に用件を伝えるためです。

なので、件名を見ればある程度内容が分かるように書くことが大切です。

ビジネスメールの件名では、よく使われるワードのパターンをある程度覚えて活用すればそれほど難しくはありません。

こちらがメールのタイトルの例です。

Notification of Monday Meeting (月曜日の会議のお知らせ)

単語の最初の文字は大文字で書きます。

この例のようにそれぞれの単語を大文字で書くパターンもあり、ピリオドは不要です。

次に、英語ビジネスメールでよく使われる定番キーワードです。

  • Question (質問)
  • Notice (お知らせ)
  • Inquiry (問い合わせ)
  • Order (注文)
  • Request (依頼)
  • Meeting (打ち合わせ)
  • Confirmation (確認)
  • Change (変更)
  • Quotation (見積もり)

これだけ覚えておけばほとんどのメールの件名が書けます。

メールの件名は、6~8語の単語だとちょうど良い長さで、最大でも60文字を超えないようにまとめるのが理想です。

また、重要な情報があれば、タイトルの先の方に書くようにしましょう。

メールの件名を英語で書く時に気を付ける点

英語でメールの件名を書く時の注意点は主に4つあります。

正しく丁寧に定番キーワードを選んで書く

ビジネスの場面では、英語のメールを正しく書くことが大切。

先に紹介した定番キーワードを使って分かりやすく書くのがポイントです。

書いたら必ずスペルミスが無いかチェックして、見直しましょう。

あいさつ文句は使わない方が良い

ビジネスの場面では、あいさつ文句はあまり使われることはありません。

 

Hello

How are you?

Congratulations!

 

このような件名だと具体性が無いので、相手の効率性を下げてしまわないよう気を付けましょう。

すべてを大文字で書いたり奇抜な書き方をしない

REQUEST FOR YOUR CONFIRMATION (確認のお願い)

たまに海外の人もしますが、目立つようにすべて大文字で書くのはあまり良くありません。

この場合もスパムメールと思われる可能性が高く、相手に読まれないと意味がないので気を付けましょう。

シンプルすぎるタイトルは避ける

少ない単語数で件名を表現しようとすると、内容が十分に伝わらないことも。

  • Notice (お知らせ)
  • Invoice (請求書)
  • Quotation (見積もり)

このような1単語の件名はシンプルすぎて具体性が無いので、スパムメールと思われてスルーされる可能性があります。

私の経験でも、シンプルで具体性が無い件名のメールを受信してもスパムだったことが多く、タイトルから内容が推測できないのは非効率で印象が良くありません。

メールの件名から本文を推測できるように、具体性を持たせるように書きましょう。

ビジネス用英語メールの定型文10選

件名のテンプレートとして使える10個の例文をご紹介します。

 

Quotation for Repairs #0132
修理の見積もり(発注番号0132)

 

Reply Requested by Oct 11:New product report
【10月11日まで要返信】新製品リポート

 

Inquiry Regarding Your Company’s Services
貴社のサービスに対する問い合わせ

 

Notification of Monday Meeting
月曜日の会議のお知らせ

 

[Urgent Request] System Failure of Application
【緊急のお願い】アプリのシステム障害について

 

Question about The Meeting on June 17th
6月17日の会議への質問

 

Reminder: Confirmation of Consent
[念のため再送] 同意の確認

 

Change of Wednesday Meeting Time
水曜日の会議時間の変更

 

Referred by Daisuke Suzuki for Accounting Manager position
鈴木大介さんの推薦 – 経理担当重役

 

Thank you:Today’s Presentation
御礼:本日のプレゼンテーションにつきまして

 

これらのテンプレートを参考にして、ビジネス英文メールに使ってください。

急ぎの用をメールで送る際、以下の単語を件名の頭に書きます。

  • Urgent (緊急)
  • Important (重要)

自分の都合で優先的に読んでもらうためだけに使用するのではなく、本当の緊急時や重要な内容を送る時に使いましょう。

まとめ

英文メールの件名の役割は、メールを開く前に用件を伝えることです。

そのため、定番のフレーズを使い簡潔に分かりやすく書くことが大切。

メールの件名を書く時は以下の4点に注意。

  • 正しく丁寧に定番キーワードを選んで書く
  • あいさつ文句は使わない方が良い
  • すべて大文字で書いたり奇抜な書き方をしない
  • シンプルすぎるとスパムメールと思われる

スパムメールと思われないために、件名はちょうど良い単語数と長さで、具体的に書くことも大切です。

また、定型文を利用して、相手にちゃんと本文を読まれるように書きましょう。

実際、英語でメールを書く機会は日本に住んでいてもなかなかありません。

私の場合、海外のサイトにメールを登録した時やスパムなどのメールを受け取って読むことはありましたが、書くことは全くありませんでした。

初めてビジネスの場面で英文メールを送るときは緊張すると思いますが、定型文を使って書いていけば慣れるので大丈夫です。

今回ご紹介した英語メールの件名の書き方の基本を抑えて、テンプレートを活用して読まれるメールの件名を書きましょう。

 

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