ビジネスで使える英語の電話対応マニュアルと定番フレーズ10選

スピーキング

会社に電話がかかってきて取ったら、相手が英語で頭が真っ白になり何も言葉が出なかったことはありませんか?

また、対面でならある程度は英会話できても、電話対応が苦手な方もいますよね。

英語の電話対応は定番フレーズを押さえておけば、十分対応できるようになります。

私は英語以前に電話対応がムチャクチャ苦手で、焦って何回も聞き直したりミスを連発したりしましたが、慣れた今ではスムーズに対応する自信があります。

英語の電話対応も流れをつかんで、定番のフレーズを使いまわせば成り立つので意外と簡単です。

それではまず、ビジネスで使える英語の電話対応の基本からお伝えしていきます。

 

この記事を書いている人
現在ぼくは、海外で8年間生活しており、現地の会社で働いているので、仕事もプライベートも英語です。

2020年現在も海外に住んでおり、現地の会社で働いているため、リアルな電話対応方法を紹介していきます。

Kento Shiomiのプロフィール

 

電話対応以外にも、接客英語での英語が知りたい方は下記を参考にしてください。

関連記事海外在住者が解説、接客英語は丸暗記で対応可能!【例文あり】

英語で電話対応の基本

電話を受けた時の流れは大まかに4つのステップです。

  1. 電話に出る
  2. 相手の名前を聞く
  3. A:担当者に取り次ぐ OR B:担当者が不在または電話に出られないと伝える
  4. 電話を切る

上の3は、担当者がいる場合と不在の場合でAとBに分けています。

電話に出る

まずは挨拶で、”Hello”や”Good morning / afternoon / evening”と言いましょう。

その後、自分の会社名と自分の名前を言います。

 

This is ABC Corporation, Tanaka speaking.
ABC社の田中です。

相手の名前を聞く

 

Who’s calling please?
どちら様でしょうか?

会社名を一度で聞き取れなかったら、しっかり聞いておきましょう。

 

May I have your Company name again, please?
会社名をもう一度お伺いしてもよろしいですか?

3―A.担当者に取り次ぐ

Hold on, please. I’ll transfer you to the person in charge.
少々お待ちください。担当の者におつなぎします。

“Hold on”は”Just a moment”でも大丈夫です。

3―B.担当者が不在または電話に出られないと伝える

担当者が電話中、もしくは外出中の場合はこう伝えましょう。

I’m afraid the person in charge is on the other line.
すみませんが、担当者は電話中です。

I’m afraid the person in charge is out of the office at the moment. He will be back at around 4 o’clock.
すみませんが、担当者は今外出しています。午後4 時頃には戻ります。

電話を切る

Thank you for calling. Good-bye!
お電話ありがとうございました。それでは失礼します。

相手に”Have a nice day!”(良い一日を!)と言われたら”You, too!”(あなたもね。)と言いましょう。

これは海外の一般的な挨拶のひとつです。

電話対応を英語でするときの注意点

英語で電話の対応をする時に、気を付けたいのは相槌の打ち方です。

日本語で電話をするとき、ほとんどの人が何度も「はい、はい、はい」と言ってしまうクセがあるはず。

何度も「はい」と言っていないと相手が「本当に話を聞いてる?」と心配になるので仕方ないことですが、英語の場合はそこまで多く相槌を打つ必要はありません。

外国人の話す英語のリスニングに集中して、相手が全部話し終わったら相槌を打つくらいでちょうど良いです。

相手の英語が聞き取れない時は、そのまま流さずに分かるまで聞き返すことが大切。

その際、こちらの2つのフレーズを使いましょう。

Pardon me. Do you mind saying that again?
すみませんが、もう一度言ってもらえますか。

Excuse me. Could you speak more slowly please?
すみませんが、もう少しゆっくり話してもらえますか。

分からないまま話を進めてしまい、後でなんで聞いてなかったんだと怒られるのは英語に限らず起こってしまいがちですよね。

特にビジネスの場面では、分からないまま終わらせないように気を付けましょう。

ビジネス用電話対応の定番フレーズ10選

最後に、定番のフレーズ10選ご紹介します。

これから紹介するフレーズの読み方や発音方法が分からない場合は読み上げサイトを一緒に使ってください。

関連記事完全無料、英語の読み上げおすすめサイト紹介!リスニングの学習にも便利

Thank you for calling ABC Corporation. Jiro Tanaka speaking.
お電話ありがとうございます。ABC社の田中次郎です。

Hello, ED Inc. This is Riko Kato speaking. How can I help you?
もしもし、ED社の加藤里子です。どのようなご用件でしょうか?

May I have your name, please?
お名前を教えていただけますか?

I’m sorry, I think you have the wrong number.
すみませんが、番号をお間違えではないですか。

Who would you like to speak to?
誰におかけですか?

Let me check if the person in charge is in his/her office.
担当者を確認しますので、少々お待ちください。

I’m sorry, but he/she is away from her desk.
申し訳ありません。ただいま席を外しております。

I’ll ask him/her to call you as soon as she gets back.
担当者が戻り次第、折り返し電話をするよう伝えます。

Would you like to leave a message?
ご伝言を承りましょうか?

May I have your phone number, please?
お電話番号をお伺いできますか?

会社名や名前を自分のものに置き換えて、何回も口に出して練習しましょう。

余談ですが、私は新入社員の頃に不慣れな電話対応をして、相手の電話番号を聞きそびれたまま担当に用件を伝えてあきれられてしまいました。

それ以来、必ず相手の名前と電話番号を確認してから電話を終えるようにしています。

現代の働き方では、チャットなども使えるので電話が必須では無い会社もあるかもしれませんが、まだ電話を使う所も多いので覚えておいて損はありません。

電話ではお互いの顔が見えないので、対面の時よりもゆっくり、はっきりと話すように心がけましょう。

まとめ

電話を受ける時の4つのステップ。

  1. 電話に出る
  2. 相手の名前を聞く
  3. A:担当者に取り次ぐ OR B:担当者が不在または電話に出られないと伝える
  4. 電話を切る

英語で電話をする時は、相槌を打ち過ぎないように気を付けましょう。

相手の英語が聞き取れないときは、そのまま流さずにちゃんと分かるまで聞き返すこと。

電話対応の定番のフレーズを使いまわして、スムーズに対応できる様に練習しましょう。

英語は何度もアウトプットして練習することが大事なので、相手を見つけて電話対応の練習をしてみるのもいいかもしれません。

あとは積極的に電話に出て、場数を踏んで慣れるしかありません。

私の場合、プライベートで海外の会社の電話番号にかけまくって、サービスや商品について質問するなどして練習しました。

うまく対応できれば自信もついて、グングン上達します。

英語で電話対応できるようになれば、社内でも信頼されるかもしれません。

今回ご紹介したマニュアルやフレーズを取り入れて、積極的に電話に出てみましょう。